Czytamy i oglądamy

czas trwania: ok. 35 minut

Przygotowanie klubu wiedzy

Zadania związane z moderowaniem klubu wiedzy wymagają poświęcenia około 3 godzin tygodniowo, z czego większość to czas spędzony na spotkaniu a reszta to przygotowanie narzędzi/ przestrzeni na spotkanie (i uprzątnięcie jej po spotkaniu), wysłanie wiadomości do uczestniczek i uczestników klubu, a także zapoznanie się z materiałami kursu online przed kolejnym spotkaniem.

Zalecamy zaplanowanie pierwszego spotkania z co najmniej sześciotygodniowym wyprzedzeniem. Będziesz mieć wystarczająco dużo czasu na działania promocyjne oraz na wyjaśnienie wszelkich wątpliwości. Niżej zamieszczamy wskazówki na temat planowania działań klubu.

6 tygodni przed:

• wybierz kurs (zbadaj potrzeby),
• znajdź miejsce /wybierz narzędzie do spotkań online,
• ustal daty i godzinę,
• sprawdź i potwierdź dostępność sprzętu i materiałów (laptopów, słuchawek, długopisów, karteczek, poczęstunku itp.).

4 tygodnie przed:

• opublikuj swój klub na stronie klubów wiedzy,
• przygotuj ulotkę (grafikę),
• spróbuj dotrzeć do lokalnej społeczności,
• promuj klub online i offline.

2 tygodnie przed:

• potwierdź listę uczestników i uczestniczek klubu,
• potwierdź miejsce spotkań,
• zbadaj potrzeby uczestników i zbierz potrzebne zasoby,
• w przypadku spotkań online sprawdź czy uczestnicy nie potrzebują wcześniej wsparcia technicznego

Jak utworzyć klub wiedzy na stronie P2PU?

Gdy już wiesz, z jakiego kursu skorzystasz w swoim klubie i masz już wybrane miejsce na spotkania, najwyższy czas, by utworzyć klub wiedzy na stronie P2PU! Proces tworzenia klubu składa się z pięciu kroków. Jeżeli masz już konto moderatora, zaloguj się i kliknij w napis “start a learning circle” (utwórz klub wiedzy). Możesz również zapoznać się z nimi bez logowania. Szablon do tworzenia klubu jest w jęz. angielskim, ale na polskiej stronie klubów wiedzy znajdziesz przewodnik po polsku: Formularze P2PU po polsku.

Formularz tworzenia klubu wiedzy składa się z 5 kroków:
Krok 1: wybór kursu.
Krok 2: wybór miejsca.
Krok 3: wybór dnia i godziny.
Krok 4: tytuł i opis klubu i kursu.
Krok 5: ostatnie kroki.

Warto przyjrzeć się bliżej krokowi nr 5 „ Finalize” <Zakończenie, ostatnie kroki>. Możesz tu odpowiedzieć na dwa podane niżej pytania:

• Co zamierzasz osiągnąć jako moderator/moderatorka tego klubu wiedzy? (What do you hope to achieve by facilitating this learning circle?)
• Jak możemy Ci pomóc przed rozpoczęciem spotkań? (Is there anything that we can help you with as you get started?).

Możesz śmiało pisać po polsku. Twoje pytania zostaną przekierowane automatycznie do organizatora klubów wiedzy przy FRSI. Będą również widoczne dla opiekuna moderatorów w P2PU, ale to FRSI będzie się z Tobą kontaktować jeśli poprosisz o pomoc.

Zapisy i promocja

Gdy Twój klub wiedzy będzie już utworzony, zostanie automatycznie wygenerowana jego strona, służąca do zapisów uczestników i uczestniczek klubu oraz do promowania klubu. Następnie z adresu learningcircles otrzymasz powiadomienie e-mail zawierające m.in. link do strony zapisów oraz kopię twoich odpowiedzi podanych w kroku 5.

Zapisy

Na stronie klubów wiedzy twoje ogłoszenie będzie wyglądało tak jak poniżej. Możesz też bezpośrednio wykorzystać wspomniany wcześniej link.

Po kliknięciu w grafikę Twojego klubu pojawi się formularz zapisu dla uczestnika:

Często osoby zapisujące mają opór przed podaniem swojego adresu mailowego czy numeru telefonu. Strona jest bezpieczna a dane są wykorzystywane wyłącznie do komunikacji w trakcie trwania klubów wiedzy. P2PU ani FRSI nikomu nie udostępnia tych danych.

Uprzedź uczestników, że powiadomienia będą przesyłane z adresu P2PU/learningcircles i zwykle na początku trafiają do spamu.

Bywały przypadki, że grupa seniorów odmówiła korzystania z maila i komunikacja była prowadzona przez komunikatory typu Messenger.

Jeżeli z jakiegoś powodu potrzebujesz zawiesić zapisy do klubu, w panelu administracyjnym przy klubie wiedzy kliknij w “manage” a następnie w “close signup”. Bardziej szczegółowy opis funkcji panelu administracyjnego znajdziesz w krótkim przewodniku “Formularze P2PU po polsku” dostępnym w zakładce Moderowanie na stronie klubów wiedzy.

Promocja online

Ze względu na ograniczone możliwości kontaktów osobistych w czasie pandemii, moderatorki i moderatorzy klubów wiedzy wykorzystywali swoją kreatywność oraz istniejące sieci online, by docierać do ludzi z informacjami o klubach. Skutecznie rekrutowano chętnych za pomocą list mailingowych, newsletterów, serwisów sąsiedzkich oraz mediów społecznościowych. W procesie promocji wirtualnych klubów wiedzy sprawdziło się kilka metod:

• Kontakt z osobami, które już kiedyś uczestniczyły w działaniach edukacyjnych biblioteki i jednocześnie prośba o powiadomienie ich znajomych.
• Ogłoszenia na stronach internetowych biblioteki, miasta, w mediach społecznościowych i w lokalnej prasie.
• Dodawanie krótkiej zapowiedzi o rozpoczęciu działalności klubu do wypożyczanych książek, plakaty w bibliotece i innych miejscach dostępnych i uczęszczanych mimo pandemii.
• Zaproszenie kierowane nie tylko do lokalnej społeczności. Jedną z zalet nauki online jest to, że likwiduje ona wszelkie bariery geograficzne! Pomyśl o tych, którzy do tej pory mieli za daleko, nie mogli dojechać…

Promocja offline

Promocja offline może być skutecznym sposobem dotarcia do osób, które nie korzystają z narzędzi online, warto jednak dobrze przemyśleć takie działania i starać się prowadzić je odpowiedzialnie. Możesz zamieścić ulotki z informacjami o klubie na tablicach ogłoszeń, w przestrzeni publicznej (np. w parku) czy obok ważnych instytucji lub firm, przestrzegając obowiązujących zasad.

Zarządzanie klubem wiedzy

Klubem wiedzy możesz zarządzać w dowolnym czasie w panelu administracyjnym dla moderatorek i moderatorów klubów. Posiada on następujące funkcje:

• możliwość edycji opisu klubu, terminów i godzin spotkań - każdego z 5 kroków,
• włączanie/wyłączanie możliwości zapisów do klubu (klub pojawi się lub zniknie z polskiej strony klubów wiedzy),
• możliwość dodania uczestników jeżeli mają problem z zapisaniem się ,
• wyświetlanie informacji o zapisanych uczestniczkach i uczestnikach,
• możliwość wysyłania wiadomości e-mail oraz SMS do pojedynczych zapisanych osób lub do całej grupy,
• możliwość dzielenia się opiniami z uczestniczkami i uczestnikami klubu, społecznością klubów wiedzy na całym świecie oraz zespołem FRSI i P2PU.

Komunikacja i informacje zwrotne

Dzielenie się opiniami to ważny element wzajemnego uczenia się. Narzędzia P2PU powstały po to, by usprawnić proces zgłaszania i zbierania informacji zwrotnych przez osoby uczące się, moderatorki i moderatorów oraz zespół FRSI i P2PU przez cały czas działania klubu wiedzy. Dbamy o prywatność użytkowników i dane pozyskujemy wyłącznie za ich zgodą, zgodnie z wymaganiami Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Niżej zamieszczamy więcej informacji o tym, w jaki sposób prowadzona jest komunikacja w związku z uczestnictwem w klubie wiedzy i moderacją klubu.

Narzędzia P2PU do przesyłania opinii

W trakcie rejestracji i zapisów

W czasie tworzenia klubu wiedzy, moderatorzy i moderatorki mogą odpowiedzieć na pytania dotyczące ich celów związanych z moderacją klubu oraz zgłosić swoje pytania lub wątpliwości. Trafiają one do osób, które mogą na nie odpowiedzieć i wesprzeć swoją radą w FRSI i P2PU.

Gdy uczestnicy i uczestniczki zapisują się do wybranego przez siebie klubu wiedzy, otrzymują podobne pytania o cele. Ich odpowiedzi trafiają do moderatora/moderatorki klubu (do Ciebie).

W trakcie działania klubu

Uczestnicy i uczestniczki otrzymują e-mailowe lub SMS-owe przypomnienia o spotkaniu klubu na dwa dni przed każdym spotkaniem. Wiadomość jest generowana automatycznie, ale przed wysłaniem przypomnienia możesz w swoim panelu administracyjnym dostosować lub całkowicie zmienić treść wiadomości. Po każdym spotkaniu można spisać refleksje i przesłać je do uczestników i opcjonalnie do FRSI/P2PU.

Po zakończeniu wszystkich spotkań

Gdy spotkania klubu się zakończą moderator/moderatorka otrzymają wiadomość e-mail z linkiem do ankiety ewaluacyjnej z pytaniami o realizację swoich celów, dalsze plany, opinię o spotkaniach oraz o to, co można usprawnić. Odpowiedzi możesz udzielić w jęz. polskim, P2PU przekaże zespołowi FRSI odpowiedzi polskich moderatorów.

Jeszcze nie jest dostępna opcja podobnej ankiety w jęz. polskim dla uczestników, ale zachęcamy do stworzenia własnej ankiety. Link do ankiety możesz przekazać w powiadomieniu lub oddzielnej korespondencji. Uczestnicy chętnie przyjmują certyfikaty - możesz utworzyć swój własny lub skorzystaj z przykładowego szablonu dostępnego w zakładce Moderowanie.

Spotkania online

W czasie pandemii kluby wiedzy zwykle odbywały się online i zebraliśmy dużo doświadczeń związanych z prowadzeniem spotkań w formie zdalnej. Taka forma pozwala uczestniczyć w klubach wiedzy osobom, które mają kłopot z dojazdem lub ze względów zdrowotnych nie mogą się spotykać. Poniżej znajdziesz kilka praktycznych wskazówek jak przygotować spotkania online.

Narzędzia do spotkań

Istnieje wiele darmowych narzędzi, które umożliwiają współpracę online: prowadzenie wideokonferencji, współtworzenie materiałów itp. Planując klub wiedzy online, warto odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

• Czy istnieją jakieś wymagania techniczne lub są konieczne narzędzia (oprogramowanie, sprzęt itp.), by przeprowadzić spotkanie poświęcone wybranemu tematowi klubu wiedzy?
• Do jakiego sprzętu (komputera, smartfonu, tableta, łącza internetowego) mają dostęp osoby uczestniczące w Twoim klubie?
• Jakie narzędzia są im znane?
• Czy wszystkie osoby czują się komfortowo podczas rozmów wideo?
• Czy są w Twoim otoczeniu osoby, które mogłyby podzielić się swoją wiedzą, doświadczeniem lub pomysłami na temat odpowiednich narzędzi dla Twojej społeczności?

P2PU Poleca: Jitsi + Etherpad

Moderatorki i moderatorzy klubów wiedzy mają do dyspozycji w swoich instytucjach różne możliwości i zasoby, ale też podlegają różnym ograniczeniom i są zobowiązani do przestrzegania określonych zasad. Uwzględnienie specyficznej sytuacji każdego klubu nie byłoby możliwe, dlatego zdecydowaliśmy się nie tworzyć tutaj listy dostępnych narzędzi i rozwiązań. Zamiast tego rekomendujemy sprawdzone przez nas zestawienie: platformę do wideokonferencji Jitsi Meet + narzędzie Etherpad do współtworzenia notatek.

Jitsi Meet: https://meet.jit.si/

Platforma do wideokonferencji z funkcją czatu, udostępnienia ekranu i podziału na pokoje (podgrupy). Jitsi jest darmowym narzędziem Open Source (o otwartym kodzie) do prowadzenia wideokonferencji, zapewniającym bezpieczne połączenia audio i wideo. Nie wymaga tworzenia konta ani pobierania i instalowania oprogramowania. Wystarczy stworzyć i skopiować link, za pomocą którego osoby uczestniczące dołączą do spotkania. Jitsi działa w większości przeglądarek internetowych a na smartfonach z systemami operacyjnymi iOS i Android po pobraniu darmowej aplikacji.

• Maksymalna liczba uczestników: zalecane jest nieprzekraczanie liczby 35 osób połączonych w tym samym czasie. Według naszych doświadczeń jakość połączenia zaczyna spadać, gdy w spotkaniu uczestniczy więcej niż 12 osób.

• Prywatność / szyfrowanie: Jitsi szyfruje dane przesyłane przez uczestników spotkań (lokalizację, tożsamość). Adres spotkania udostepnij tylko uczestnikom spotkania (nie publikuj na stronie), poniewaz każdy kto ma link może wejść na spotkanie. Jeżeli jest taka potrzeba to pierwsza osoba, która wejdzie na spotkanie może ustawić hasło i przekazać je pozostałym uczestnikom.

Etherpad: https://etherpad.org/

Narzędzie online do współtworzenia dokumentów tekstowych. Etherpad jest edytorem tekstowym o otwartym kodzie i dużych możliwościach personalizacji. Umożliwia jednoczesną pracę wielu osób nad wspólnym dokumentem. Każda osoba może wybrać „swój” kolor tekstu, dzięki czemu można łatwo rozpoznać, kto tworzył poszczególne części dokumentu (można tę funkcję również wyłączyć).

Etherpada używamy, gdy chcemy udostępnić plan spotkania, przekazać instrukcję wykonywania zadań i zebrać opinie czy refleksje (np. odpowiedzi na pytania o oczekiwania na początku zajęć albo wypowiedzi z rundy końcowej).

P2PU posiada własną instalację Etherpada w swojej domenie, z której możesz skorzystać moderując kluby wiedzy. Wystarczy odwiedzić stronę https://etherpad.p2pu.org/, pobrać lub utworzyć własny link do spotkania wpisując dowolną jego nazwę. Etherpad udostępnia też wikimedia: https://etherpad.wikimedia.org/.

Przygotowanie uczestników

Bez względu na to jaką platformę do spotkań wybierzesz, pamiętaj żeby ją przetestować przed właściwym spotkaniem. Jeżeli uczestnicy klubu wiedzy mają doświadczenie w korzystaniu z wybranej platformy (warto o to zapytać podczas zapisów), wystarczy że sprawdzisz czy nie było jakichś aktualizacji, czy wszystko działa.

Jeżeli uczestnicy nie znają tej platformy i wiesz lub podejrzewasz, że nie mają dużego doświadczenia w korzystaniu z komputera, sprawdź poziom umiejętności, kompatybilność sprzętu i jakość internetu. Jedna z moderatorek tak wspomina swoje pierwsze spotkanie online: Sporo czasu na pierwszym spotkaniu przeznaczyć musiałam na wyjaśnienie, jak obsługiwać mikrofon, kamerę, czat, linki, ponieważ żaden z uczestników nie brał nigdy udziału w spotkaniu on-line poprzez jakikolwiek komunikator. Wszyscy jednak nastawieni byli na słuchanie, a sprawę ułatwiała też mała liczba uczestników - gdyby problemy miało na raz 20 początkujących osób, problem byłby dużo poważniejszy.

W zależności od poziomu przygotowania uczestników lub ich lęku przed spotkaniami online, rozważ wcześniej zastosowanie któregoś z rozwiązań stosowanych przez naszych moderatorów.

• Ankiety wśród osób zainteresowanych udziałem w spotkaniach, przed lub po zapisaniu się do klubu, aby sprawdzić, do jakich zasobów mają dostęp te osoby i z jakich chcą, bądź nie chcą, korzystać.
• Spotkanie 1:1 stacjonarnie (lub w ostateczności online ale wsparte na początku rozmową przez telefon).
• Spotkanie “techniczne” w mniejszych grupach (3-4 osoby).
• Pierwsze spotkanie przeznaczone w większości na poznanie się i oswojenie z narzędziami.
• Weryfikacja kursu pod kątem możliwości technicznych uczestników. Może się okazać, że zastosowanie kursu czy narzędzi, które planujesz wykorzystać, nie będzie możliwe i potrzebne będą pewne modyfikacje.

Materiały dodatkowe

Zachęcamy do korzystania z innych metod badania potrzeb mieszkańców oraz promocji klubów w społeczności. Więcej materiałów na ten temat w trzecim module podręcznika Jak prowadzić klub wiedzy cz.1

Dodatkowe informacje o narzędziach do komunikacji online znajdziesz w Bibliotece aplikacji oraz w części 4. podręcznika Jak prowadzić klub wiedzy? (rozdział Jak wybrać narzędzia?).

Podręczniki znajdziesz go w zakładce Moderowanie na stronie klubów wiedzy przy FRSI.

---